别再手动填表到凌晨
上周五下班前，同事小李被临时通知要交一份客户数据汇总。他打开Excel，一行行复制粘贴，改格式、调列宽，忙到八点多才发出去。而隔壁工位的老王，同样任务，十分钟搞定。差别在哪？不是能力，是方法。
模板预设，别每次都从零开始
你每次做周报都要重新画表头？太耗时间了。把常用的字段、颜色、边框先存成模板文件，比如“项目进度交付模板.xlsx”。下次直接复制一份，填数据就行。标题行冻结、自动筛选这些功能一早就设好，省得每次手忙脚乱。
用数据验证控制输入质量
交出去的表被人打回来重做，多半是格式不对。比如“状态”这一列，有人写“已完成”，有人写“完成”，还有人写“done”。解决办法：选中这列，数据 → 数据验证 → 允许“序列”，源里填上“未开始,进行中,已完成”。这样下拉选择，数据统一，审核人一眼就懂。
快捷键比鼠标快三倍
Ctrl + T 把普通区域变智能表格，自带筛选和样式。Ctrl + Shift + L 快速开启/关闭筛选。选中整列按 Ctrl + Space，选整行用 Shift + Space。这些动作练熟了，手指不动，眼睛不离屏幕，效率自然上来。
公式交付，比手工更可靠
要算每个项目的完成率，别一个个除。假设B列是已完成项，C列是总数，在D2输入：
=IF(C2=0, 0, B2/C2)然后双击填充柄，整列自动算完。再把单元格格式设成百分比，干净利落。公式留着不删，下次改数据，结果自动更新，不用重算。
条件格式让问题一目了然
交付前检查异常值？选中关键数据列，开始 → 条件格式 → 突出显示单元格规则 → 小于，填上“0.5”，设置红色背景。那些完成率低于一半的项目立马标红，重点处理，避免低级错误上交。
导出PDF前先看打印区域
很多人发的是Excel，但领导爱看PDF。别直接“另存为PDF”，先设置打印区域：选中有用的部分，页面布局 → 打印区域 → 设置。再去“打印预览”里看看有没有半截表格、页尾空白太多。调整缩放比例为“将所有列调整为一页”，确保每页信息完整。
高效交付不是做得快，而是错得少、改得少、沟通成本低。一张设计合理的表格，顶得上三封解释邮件。